1. 전자결재 도입으로 달라지는 결재 시스템
전자결재는 회사에서 사용하는 결재 문서를 시스템을 통해 작성하고 승인하는 방식이에요. 이 환경에서는 결재 문서가 작성된 이후, 승인 단계까지 하나의 흐름으로 이어지며 결재 진행 상황을 시스템에서 바로 확인할 수 있어요. 종이 결재 환경에서는 문서를 출력해 전달한 뒤 결재자가 확인했는지를 별도로 확인해야 하고, 문서 위치나 결재 순서를 파악하기 어려워 업무가 지연되는 상황이 자주 발생해요. 전자결재 환경에서는 문서 작성 이후 승인 단계가 시스템 안에서 이어지며 결재 진행 상태를 바로 확인할 수 있어요.
또한 전자결재를 사용하면 결재 문서가 승인 이후에도 그대로 남아 문서를 체계적으로 관리할 수 있어요. 종이 결재 환경에서는 결재가 끝난 문서를 다시 찾아보려면 파일을 전부 살펴보거나 담당자에게 문의해야 했지만 전자결재에서는 이전에 처리된 문서를 기준으로 내용을 확인할 수 있어요. 이로 인해 유사한 업무를 진행할 때 매번 처음부터 문서를 작성하지 않아도 되고 이전에 어떤 내용으로 결재가 이루어졌는지 참고하기가 수월해집니다.
결재 과정에서 누가 문서를 작성했고 누가 어떤 순서로 이를 확인했는지도 함께 기록됩니다. 이 정보는 이후 업무를 이어받는 사람이 내용을 파악하는 데 도움이 되고 승인 과정에서 오해가 발생하는 상황을 줄이는 역할을 해요. 이처럼 전자결재는 결재가 반복되는 과정에서 결재 방식과 문서 기준이 일정하게 유지하며 업무를 처리할 수 있는 환경을 만들어 줍니다.
2. 전자결재 프로세스와 결재선 구성
전자결재에서는 결재 문서가 어떤 순서로 누구에게 전달되는지를 미리 설정할 수 있어요. 이 결재 순서와 승인 단계가 어떻게 구성되느냐에 따라 실제 결재 프로세스가 달라집니다. 따라서 전자결재를 운영할 때는 시스템 기능 자체보다도 결재 순서와 역할을 어떻게 구성할 것인지가 중요한 기준이 됩니다.
전자결재 프로세스를 정리할 때는 먼저 반복적으로 발생하는 결재를 기준으로 정리해야 해요. 지출 결의, 휴가 신청, 계약 관련 문서처럼 자주 사용하는 결재는 문서 구성과 승인 순서를 정해 두는 것이 관리하기 수월합니다. 이렇게 정리된 서식은 작성 단계와 승인 단계에서 확인해야 할 항목을 정리해 줍니다.
결재선 구성에서는 개인 이름보다 역할이나 직급을 기준으로 설정하는 경우가 많아요. 이 방식은 조직 변경이나 인사 이동이 발생했을 때 결재 흐름을 일정하게 유지할 수 있도록 도와줍니다. 또한, 전자결재 단계가 정리되어 있으면 승인 요청이 정해진 순서에 따라 전달되고, 결재가 어느 단계에 있는지 확인하기가 수월해요. 결재 진행 상황을 실시간으로 점검하거나 지연이 발생하는 구간을 쉽게 확인하고 개선할 수 있습니다. 따라서 전자결재 프로세스와 결재선 구성은 결재 흐름을 일정한 형태로 관리하기 위한 구조예요.
3. 전자결재 운영을 위한 기본 설정
전자결재는 한 번 설정해 두고 끝나는 시스템이 아니라 조직 변화에 맞춰 계속 관리해야 하는 영역이에요. 결재 서식과 결재선이 정리되어 있어도 운영 기준이 체계적으로 마련되어 있지 않으면 시간이 지날수록 불필요한 결재 문서가 늘어나고 관리 부담이 커질 수 있어요. 따라서 전자결재를 운영할 때는 어떤 유형의 문서를 전자결재로 처리할 것인지 어디까지를 결재 대상으로 볼 것인지부터 정리해 두는 것이 필요해요. 모든 문서를 결재로 올리기보다는 승인 기록이 필요한 업무를 중심으로 범위를 정하는 것이 좋습니다.
문서 관리 기준도 함께 필요해요. 결재가 완료된 문서를 어떻게 보관할지 언제까지 유지할지 누가 열람할 수 있는지를 정해 두어야 합니다. 전사 공통 문서, 부서 단위 문서, 개인 신청 문서를 구분하고 문서 유형에 따라 열람 범위를 나누어 두면 이후 검색이나 확인 과정이 훨씬 편리해집니다. 또한, 조직 개편이나 인사 이동이 있을 때마다 결재 권한과 문서 열람 권한을 점검해야 해요. 역할이나 직급 기준으로 권한을 설정해 두면 매번 수동으로 진행되는 변경 작업을 줄일 수 있고 운영 과정에서도 일정한 기준을 유지하기 쉽습니다.
또한, 전자결재는 알림 설정과 함께 운영될 때 더욱 효과적으로 활용할 수 있어요. 결재 요청, 반려, 승인 완료와 같은 알림이 실시간으로 전달되지 않으면 시스템을 사용하고 있더라도 결재 확인이 늦어질 수 있어요. 결재 알림을 주로 사용하는 업무 도구와 함께 확인할 수 있도록 설정하면 결재 상태를 따로 확인하는 과정이 줄어들 수 있어요. 이러한 운영 기준이 갖춰져 있어야 전자결재가 조직의 일상적인 업무 방식으로 유지될 수 있습니다.
4. 슬랙(Slack)에서 전자결재 시스템 운영하기
전자결재 운영 방식이 정리되면 다음으로 정해야 할 것은 결재를 어떤 업무 공간에서 처리할 것인지입니다. 결재 요청은 대부분 업무 논의, 자료 공유, 협업 과정 이후에 생성돼요. 업무 소통과 협업이 이루어지는 공간에서 결재를 진행하면 결재 요청부터 승인과 기록까지 한곳에서 관리할 수 있어요. 결재 문서를 확인할 때 이전의 대화나 공유된 자료를 함께 볼 수 있기 때문에 요청 배경을 다시 설명하거나 파일을 옮기는 일이 줄어듭니다.
아기고래는 회사 내에서 발생하는 업무 요청, 구매 요청, 복지 신청 등 다양한 결재 문서들을 슬랙 안에서 바로 처리할 수 있게 도와줍니다.
별도 페이지로 이동할 필요 없이 슬랙에서 결재를 요청하고 승인까지 진행할 수 있어요.
슬랙에서 결재 요청하기
결재를 요청할 때는 아기고래 앱 홈의 결재 메뉴에서 원하는 결재 양식을 선택하고 내용을 작성하면 됩니다.
작성된 결재 문서는 진행 중/완료된 상태로 앱 홈에서 확인할 수 있어, 결재 진행 상황과 코멘트를 바로 확인할 수 있습니다.
슬랙에서 결재 승인/반려하기
결재 담당자는 슬랙 DM 알림이나 앱 홈에서 받은 결재 요청을 확인하고 승인 또는 반려할 수 있어요. 이 과정에서 결재 의견을 남기면 신청자나 이후 결재자에게 참고가 됩니다.
슬랙에서 전자결재 양식 만들기
결재 양식은 관리자 메뉴에서 새로 만들 수 있고, 양식명, 설명, 결재선, 항목 유형 등을 설정할 수 있어요.
결재선은 최대 5단계까지 설정할 수 있고, 각 단계에서 여러 명의 결재자를 지정할 수 있어요. 특정 단계에서는 자동승인 옵션을 통해 별도 결재 없이 바로 승인 처리되는 설정도 활용할 수 있습니다.
양식 설정이 완료되면 필요한 항목(텍스트, 숫자, 날짜 등)을 추가해 결재 문서가 어떤 정보를 포함해야 하는지 정할 수 있어요. 완성된 양식은 앱 홈의 결재 목록에서 확인할 수 있고 필요에 따라 나중에 수정 및 삭제도 가능합니다.
슬랙에서 결재 관리하기
관리자는 진행 중이거나 완료된 결재 건을 목록으로 조회할 수 있고, 결재 일자/결재자/상태 등의 정보를 기준으로 내역을 확인할 수 있습니다.
결재 내역은 CSV 파일로 내려받아 결재 현황 정리나 내부 보고 자료로 활용할 수 있아요. 또한 결재자가 부재 중인 경우에는 대신 결재 기능을 통해 지정된 관리자가 해당 결재를 처리할 수 있습니다.
결재 요청과 승인 기록이 슬랙에 남는다면, 결재 현황과 코멘트를 따로 확인하거나 다른 시스템으로 옮길 필요가 없습니다. 아기고래의 결재 기능은 슬랙 안에서 결재 요청과 승인 과정을 바로 처리할 수 있도록 지원합니다. 아기고래와 함께 슬랙에서 조직에 필요한 여러 기능과 결재까지 한곳에서 관리해보세요.