1. 슬랙 워크플로(Slack Workflow) 알아보기
슬랙 워크플로란?
슬랙 워크플로는 코딩 없이도 매일 반복되는 업무나 간단한 프로세스를 자동화할 수 있도록 도와주는 기능이에요. 예를 들어, 새로운 채널에 누군가 참여했을 때 자동으로 환영 메시지를 보내거나, 정해진 일정에 맞춰 채널이나 다이렉트 메시지(DM)으로 알림을 보내는 등의 작업이 가능해요. 워크플로를 적절히 활용하면 반복업무를 놓치지 않고 효율적으로 운영할 수 있어요.
슬랙 워크플로(Slack Workflow)에 대한 자세한 설명은 아래 콘텐츠에서 확인할 수 있어요.
슬랙 워크플로 활용 방법
슬랙 워크플로 기능을 조직에서 실제로 활용할 수 있는 방법은 대표적으로 다음과 같아요.
정보 수집: 업무 요청, 피드백, 아이디어 등을 원하는 양식에 맞추어 정보를 수집할 수 있어요.
정기 알림 및 리마인더: 매일 또는 매주 특정 시간에 지정한 채널로 알림을 보내도록 워크플로를 구성할 수 있어요.
승인 프로세스: 휴가 신청, 비용 청구 등 승인 과정에 워크플로를 활용하면 승인 요청 → 승인 → 확인 알림까지 자동으로 이어질 수 있어요.
외부 앱 연동: 구글 스프레드시트, 구글 캘린더, Notion, Jira 등 외부 앱과 연동되어, 슬랙에서 워크플로를 시작하면 자동으로 해당 앱에 정보가 기록되거나 작업이 생성되는 흐름도 가능해요.
이처럼 슬랙 워크플로는 반복적으로 수행되는 작업에 드는 시간을 줄여주고, 커뮤니케이션과 실행까지 빠르게 연결해줘요.
2. 슬랙 워크플로(Slack Workflow) 양식
슬랙 워크플로 내에서 양식(form)은 사용자가 원하는 정보를 수집할 수 있도록 구성하는 단계예요. 양식을 통해 어떤 요청이 들어왔는지, 어떤 선택이 이루어졌는지 등의 정보를 수집하고 그 정보를 이후 워크플로 단계에서 변수(variable)를 통해 활용할 수 있어요.
예를 들어 업무 요청 워크플로에서 양식에 담당자, 요청 업무, 기한 등을 입력하면 자동으로 채널에 해당 요청이 게시되고, 요청된 업무가 구글 스프레드 시트에 기록되는 등의 다음 단계가 진행되는 흐름을 만들 수 있습니다.
슬랙 워크플로 양식 활용 팁
📍간단한 질문으로 구성하기
워크플로 양식에서 질문 항목은 중요한 정보에 집중하는 것이 좋아요. 복잡한 양식은 응답률을 떨어뜨리거나, 원하는 정보를 수집하는 것이 어려워질 수 있어요. (예를 들어, “담당자를 선택해주세요”, “휴가를 며칠 간 다녀올건가요?”처럼 한가지 응답만이 가능한 질문으로 구성하면 좋아요.)
📍자동 메시지 전송하기
워크플로 양식에서 수집된 응답은 변수를 통해 자동 메시지를 전달하거나 워크플로의 다음 단계에서 활용할 수 있습니다. (예를 들어, @name 님이 요청하셨습니다” 라는 메시지를 자동으로 전송할 수 있어요.) 메시지는 채널에 공유할 수도 있고, 개별 다이렉트 메시지(DM)으로도 전송할 수 있어요.
📍양식이 포함된 템플릿 활용하기
슬랙 워크플로 빌더(Workflow Builder)는 워크플로에서 활용할 수 있는 다양한 템플릿을 제공해요. 템플릿을 활용하면 처음부터 흐름을 설계할 필요 없이 질문만 개별적으로 설정하고 바로 실행 가능한 워크플로를 구축할 수 있어요.
3. 슬랙 워크플로로 슬랙 봇(Slackbot) 만들기
이제 워크플로 빌더를 활용해 업무에 바로 적용할 수 있는 슬랙 봇을 만드는 방법을 소개하겠습니다. 누구나 만들 수 있도록 간단한 단계로 구성하였으니, 함께 살펴보면서 업무에 활용할 수 있는 슬랙 봇을 만들어 보세요.
슬랙(Slack)에서 업무 요청 봇 만들기
슬랙에서 워크플로를 활용하여 업무 요청 프로세스를 자동화할 수 있는 업무 요청 봇을 만들어 볼게요.
슬랙 왼쪽 사이드바에서
더보기을 클릭하고,도구를 누르면 워크플로를 만들 수 있는 창으로 이동해요.우측 상단의
새 항목을 선택하고,워크플로 구축을 누르면 나만의 워크플로 만들기를 시작할 수 있어요. (이때 원하는 템플릿을 활용하고 싶다면 화면 속의 템플릿을 선택하거나템플릿으로 새로 만들기버튼을 누르면 돼요.)이렇게 워크플로 만들기 창이 보인다면, 워크플로를 만들기 위한 준비는 모두 끝났어요.
업무 요청 봇을 만들기 위한 워크플로의 이름과 설명을 적절하게 설정해요.
3-1. 슬랙 워크플로 트리거 설정하기
먼저 워크플로를 시작하는 트리거를 선택해요.
이벤트 선택버튼을 누르면 언제 워크플로가 시작될지 설정할 수 있어요.
업무 요청 봇은 버튼을 눌러 사용자가 원할 때 시작하도록 만들어야 하기 때문에
Slack의 링크에서를 선택해요.
계속버튼을 누르면 워크플로를 시작하는 트리거 설정은 끝이에요.
트리거가 설정되었으니, 이제 이후 단계에서 워크플로가 수행할 작업들을 설정해야 해요.
단계 추가를 선택하면 워크플로가 수행할 작업들을 설정할 수 있어요.
3-2. 슬랙 워크플로 양식 만들기
업무 요청 봇은 양식을 활용하여 워크플로를 만들기 때문에,
양식탭에서양식에서 정보 수집을 선택해요.
양식 제목을 입력하고,질문 추가버튼을 누르면 원하는 질문을 추가할 수 있어요.질문의 유형은 주관식 답변부터 객관식(드롭다운, 복수응답 등), 사용자 선택, 날짜, 숫자 등 다양하게 선택할 수 있어요.
업무 요청 봇의 양식을 구성하는 질문은 다음과 같이 작성할 수 있어요. 이는 단순한 예시이고, 필요에 따라 원하는 질문을 추가하면 됩니다.
저장버튼을 누르면 워크플로 양식이 단계에 추가돼요.
3-3. 슬랙 워크플로 메시지 설정하기
워크플로에서 양식이 제출되었을 때, 자동으로 전송되는 메시지를 설정하면 사용자가 요청한 업무를 다른 사람들이 확인할 수 있어요.
메시지는 채널에도 전달할 수 있고, 다이렉트 메시지(DM)로 보낼 수도 있고, 이모지 반응으로도 설정할 수 있어요.
업무 요청 봇은 원하는 방식에 따라 여러가지 메시지로 맞춤화할 수 있어요. 업무 요청을 채널에 공유하는 방법과 다이렉트 메시지(DM)로 개별적으로 전달하는 방법 모두 하나씩 알아볼게요. (슬랙은 가급적 DM보다 채널에서 대화하여 업무 상황을 공유하는 것을 권장해요.)
3-3-a. 슬랙 워크플로 채널에 메시지 보내기
앞선 단계에서
채널에 메시지 보내기를 선택하면, 원하는 메시지를 채널에 자동으로 공유할 수 있어요.
채널 선택에서 메시지를 보내고 싶은 채널을 선택해요.워크플로가 사용된 채널을 선택하면, 특정 채널이 아닌 매번 해당 워크플로가 실행된 채널에 메시지가 전송돼요.
앞서 설정한 양식의 질문이 자동으로 메시지에 추가돼요.
해당 질문이 아닌 다른 메시지를 전송하고 싶다면
변수 삽입을 눌러 원하는 메시지를 전송할 수 있어요.
예를 들어, 메시지에 업무를 요청한 사람을 추가하고 싶다면 이 워크플로를 사용한 사용자를 선택해요. 그러면 워크플로를 실행하여 업무 요청 양식을 제출한 사용자가 자동으로 메시지에 입력돼요.
필요한 변수를 모두 입력했다면, 메시지를 한 눈에 볼 수 있도록 이모지나 멘트를 추가하면 좋아요.
워크플로가 실행되었을 때, 설정한 메시지가 채널에 자동으로 공유되는 것을 확인할 수 있어요.
3-3-b. 슬랙 워크플로 다이렉트 메시지(DM) 보내기
만약 메시지를 다이렉트 메시지(DM)로 사용자에게 직접 보내고 싶다면, 앞선 단계에서
사용자에게 메시지 보내기를 선택하면 돼요.
이후의 단계는 채널에서 메시지 보내기와 동일하게 진행하면 돼요.
워크플로가 실행되면, 설정한 메시지가 자동으로 사용자에게 DM으로 전달돼요.
하지만, 채널에 공유한 메시지와는 다르게 DM은 메시지를 받은 사용자만이 확인할 수 있기 때문에, 업무를 요청한 사람에게 정상적으로 요청이 완료되었다는 메시지가 전달되어야 업무의 혼선을 줄일 수 있어요.
마찬가지로 단계를 추가하여
사용자에게 메시지 보내기를 선택하고이 워크플로를 사용한 사용자를 선택해요.사용자에게 업무 요청이 완료되었다는 메시지를 작성해요.
그러면 이제 담당자에게 업무 요청 DM이 전달되었을 때, 요청자에게도 요청이 완료되었다는 DM이 전달됩니다.
3-4. 슬랙 워크플로에서 구글 스프레드시트 연결하기
요청한 업무가 자동으로 구글 스프레드시트에 기록되면, 업무 요청 기록을 체계적으로 관리할 수 있어요.
먼저 구글 스프레드시트에 업무 요청을 기록하는 시트를 생성해요.
요청 일시, 요청자, 담당자 등의 헤드를 첫번째 행에 설정하면 워크플로에 연결할 준비가 끝났어요.
단계 추가에서Google Sheets를 선택하고스프레드시트에 추가를 선택해요.
스프레드시트에서 연결하고자 하는 파일과 시트를 선택해요.
다음버튼을 누르면, 이전에 설정해두었던 헤드에 따라 기록되는 값을 설정할 수 있어요.
요청 일시는 해당 업무가 요청된 시간, 즉
메시지가 전송된 시간으로 설정할 수 있어요.이때, 날짜 및 시간의 형식은 원하는 형식으로 지정하면 돼요.
요청자는 업무 요청 양식을 작성하여 제출한 사용자,
이 워크플로를 사용한 사용자로 설정합니다.마찬가지로 사용자 표시 옵션은 원하는 대로 설정할 수 있어요.
담당자, 업무 내용, 마감 기한은 이전에 워크플로의 양식에서 제출된 답변으로 설정할 수 있어요.
이렇게 구글 스프레드시트를 연결하면, 업무 요청이 생길 때마다 해당 정보가 시트에 자동으로 기록돼요.
3-5. 슬랙 워크플로 게시하기
이렇게 모든 설정이 끝났다면, 만든 워크플로를 게시해야 해요.
우측 상단의
게시버튼을 클릭해요.
게시 전 워크플로 이름과 설명을 수정할 수 있어요. 워크플로를 사용할 수 있는 사람의 범위도 설정할 수 있어요.
모든 설정이 끝났다면 하단의
게시버튼을 눌러요.(만약 워크플로를 수정하였다면, 변경사항을 다시 게시해야 수정사항이 반영돼요.)
이제 슬랙에서 워크플로를 사용할 수 있어요!
3-6. 슬랙에서 워크플로 실행하기
슬랙에서 워크플로를 실행하는 방법은 여러가지가 있어요.
먼저 슬랙 상단의 검색창에 원하는 워크플로의 이름을 검색하여 실행할 수 있어요.
또는 워크플로를 실행하고 싶은 채널에서 상단의
+버튼을 눌러서 워크플로를 추가할 수 있어요.
이렇게 워크플로를 실행하면, 앞서 만들었던 워크플로의 양식이 나타나요.
여기에 필요한 정보를 입력하고
제출버튼을 누르면 업무 요청이 완료됩니다!
추가로, 요청된 업무가 완료되었을 때도 직접 전달하지 않고 워크플로를 활용할 수 있어요.
예를 들어, 요청 업무에 이모지를 달아서 처리 완료를 전달하고 싶으면, 아래와 같은 워크플로를 만들 수 있어요.
만약 업무를 요청할 때와 마찬가지로 양식을 활용하고 싶다면, 다음과 같은 워크플로를 만들면 돼요.
4. 슬랙 워크플로(Slack Workflow) 활용하기
지금까지 슬랙 워크플로로 업무 요청 봇을 직접 만들어보면서, 업무에 워크플로를 활용하는 방법을 알아보았습니다. 워크플로를 만드는 방법이 여러가지인 만큼, 워크플로는 어떻게 사용하는지에 따라 다양한 범위에서 활용할 수 있어요.
예를 들어, 부서별 업무 요청 봇을 만든다면
총무팀에 비품 요청하기
피플팀에 사원증, 명함 등 요청하기
디자인팀에 작업 요청하기
IT팀에 장비 점검 요청하기
등 다양한 업무를 자동화할 수 있습니다.
반복되는 요청이 한곳에서 동일한 양식으로 정리되기 때문에, 담당자는 필요한 정보를 확인하며 훨씬 체계적으로 업무를 처리할 수 있습니다.
하지만 워크플로에는 조금만 로직이 복잡해져도 워크플로로는 구현이 어렵다는 분명한 한계가 있어요.
예를 들어, 업무 요청 봇에서 마감 기한을 입력받고, 그 날짜에 맞춰 다시 한 번 리마인더를 보내고 싶어도 워크플로에서는 구현이 어려워요. 하나의 단계만 추가했을 뿐인데 워크플로에서는 이정도의 복잡한 구조가 실행되지 않습니다.
반복 로직도 마찬가지로 제대로 실행되지 않아요. 구글 스프레드시트에서에서 행을 찾는 스텝을 예로 들면, 조건에 맞는 행을 여러 개 훑어서 처리하는 것이 아니라, 항상 첫 번째로 일치하는 행만 찾아오는 구조이기 때문에 반복 처리가 어렵습니다.
또한, 워크플로로는 예외를 처리하는 것이 어려워요. 트리거가 언제나 한 방향으로만 고정되다 보니, “매일 아침 9시에 실행하되, 주말이나 공휴일은 건너뛰기” 같은 예외를 넣기가 사실상 불가능해요. 이런 경우에는 조건을 추가해서 처리하는 것이 아니라, 워크플로 자체를 아예 게시 취소했다가 다시 올리는 방식으로 관리해야 하는 번거로움이 생깁니다.
그래서 더 복잡한 절차를 수행하거나, 업무를 빠르게 처리하고 싶다면 개발된 슬랙봇을 활용하는 편이 훨씬 안정적입니다.
아기고래는 슬랙 안에서 여러 기능을 한 번에 처리할 수 있도록 도와주는 올인원 Slack 앱이에요. 출퇴근 같은 근태 관리부터 휴가 신청, 결재, 피드백 등 조직 운영에 필요한 기능을 슬랙 안에서 바로 사용할 수 있어, 워크플로로 실행하기 어려운 부분까지 보완해줍니다.