연차촉진제도 매뉴얼: 연차촉진제와 연차수당 한 번에 정리하기

1. 연차촉진제도란?

연차촉진제도는 근로자가 법에서 보장한 연차유급휴가를 사용하도록 사용자가 일정 절차에 따라 안내하고 촉진하는 제도입니다.
근로기준법 제60조는 근로자에게 일정 요건을 충족할 경우 연차유급휴가를 부여하도록 규정하고 있습니다. 이에 따라 근로자는 발생한 연차를 사용할 권리를 가지며 사용하지 못한 연차에 대해서는 원칙적으로 연차 미사용 수당, 즉 연차수당이 발생합니다.

연차 발생 기준에 대해서는 아래 글에서 보다 자세하게 확인할 수 있어요.

연차 제도 한눈에 보기: 발생 기준부터 소멸, 연차수당 계산까지

근로기준법으로 보장된 권리인 연차는 사용 규정을 알아야 제대로 활용할 수 있습니다.근속연차별 연차 발생 기준, 연차 소멸 시점, 연차촉진제 규정, 그리고 연차수당 계산 방법까지 핵심 내용을 정리했습니다. | HR

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근로기준법 제61조에서는 예외를 두고 있습니다. 사용자가 법에서 정한 절차와 시기에 따라 연차 사용을 촉진했음에도 불구하고 근로자가 연차를 사용하지 않은 경우에는, 해당 연차에 대해 연차수당을 지급하지 않아도 된다고 규정하고 있습니다. 이 조항에 근거해 운영되는 제도가 바로 연차촉진제도입니다.

여기서 중요한 점은 연차촉진제도가 연차를 소멸시키는 제도는 아니라는 점입니다. 연차는 근로자에게 발생하는 권리이며, 사용자가 이를 일방적으로 없앨 수는 없습니다. 연차촉진제도는 연차 사용을 안내하고 선택의 기회를 제공했음을 입증하기 위한 제도적 장치에 가깝습니다. 또한 연차촉진제도는 모든 사업장에서 반드시 시행해야 하는 의무 제도는 아닙니다. 다만 연차 미사용 수당 부담을 줄이거나, 연차 사용 관리에 대한 분쟁을 예방하려는 경우 실무적으로 활용되는 경우가 많습니다.

2. 연차촉진제도 운영 시기 및 절차

연차휴가 사용 촉진 시기는 근로자의 근속기간에 따라 다르게 적용돼요. 1년 이상 근로자는 연차가 한 번에 발생하는 반면, 1년 미만 근로자는 매월 연차가 발생해 사용·소멸 시점이 서로 달라지기 때문입니다. 이러한 차이를 반영해 근로기준법 제61조는 근속기간에 따라 연차 촉진 절차와 시점을 다르게 규정하고 있습니다.

근속 연수 1년 이상 근로자의 연차촉진제도

1년 이상 근로자에게 발생한 연차유급휴가에 대해서는 두 단계의 촉진 절차를 모두 거쳐야 연차촉진제도로 인정됩니다.

① 1차 촉진(사용 촉구)

• 연차 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내(회계연도 기준 07.01~07.10)에,

• 사용자는 근로자 개인별 미사용 연차 일수를 서면으로 알리고,

• 근로자가 연차 사용 시기를 정해 사용자에게 통보하도록(1차 촉진으로부터 10일 이내) 서면으로 촉구해야 합니다.

이 단계에서는 연차 사용 시기를 정할 선택권이 근로자에게 있습니다.

② 2차 촉진(사용 시기 지정 통보)

• 1차 촉진에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 날부터 10일 이내에 연차 사용 계획을 제출하지 않은 경우,

• 사용자는 연차 사용기간이 끝나기 2개월 전까지(회계연도 기준 ~10.31)
  사용하지 않은 연차의 사용 시기를 정해 근로자에게 서면으로 통보해야 합니다.

근속 연수 1년 미만 근로자의 연차촉진제도

계속 근로기간이 1년 미만인 근로자에게 발생하는 연차유급휴가에 대해서도 근로기준법은 두 단계의 촉진 절차를 규정하고 있습니다. 다만, 서면 촉구 이전에 발생한 연차와 이후에 발생한 연차를 구분해 촉진 시점을 달리 정하고 있습니다.

① 1차 촉진(사용 촉구)

• 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내(1월 1일 입사 기준 10.01~10.10)에,

• 사용자는 근로자 개인별 미사용 연차 일수를 서면으로 알리고,

• 근로자가 연차 사용 시기를 정해 사용자에게 통보하도록(1차 촉진으로부터 10일 이내) 서면으로 촉구해야 합니다.

이 서면 촉구 이후에 새로 발생한 연차에 대해서는

• 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내(1월 1일 입사 기준 12.01~12.05)에 동일하게 사용 촉구를 해야 합니다.

② 2차 촉진(사용 시기 지정 통보)

• 1차 촉진에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 날부터 10일 이내에 연차 사용 계획을 제출하지 않은 경우,

• 사용자는 사용하지 않은 연차의 사용 시기를 정해 서면으로 통보해야 합니다.

  이때 통보 시점은 다음과 같이 구분됩니다.

  • 1차 촉진 이전 발생한 연차: 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지(1월 1일 입사 기준 ~11.30)

  • 1차 촉진 이후 새로 발생한 연차: 최초 1년의 근로기간이 끝나기 10일 전까지(1월 1일 입사 기준 ~12.21)

이 두 단계를 모두 이행했음에도 근로자가 연차를 사용하지 않은 경우에 한해, 해당 연차는 소멸되며 연차수당 지급 의무가 발생하지 않습니다.

3. 연차 미사용 수당(연차수당) 지급 기준

연차 미사용 수당은 근로자가 법에서 보장한 연차유급휴가를 사용하지 못했을 때 지급되는 금전 보상입니다. 모든 경우에 연차수당이 발생하는 것은 아니며, 연차촉진제도를 적법하게 시행했는지 여부에 따라 달라집니다.

연차수당이 발생하는 경우

다음 중 하나라도 해당된다면, 사용자는 미사용 연차에 대해 연차수당을 지급해야 합니다.

• 연차촉진제도를 시행하지 않은 경우

• 연차촉진을 했더라도

  • 정해진 시기를 놓쳤거나

  • 서면 통보 요건을 충족하지 못한 경우

• 1차 또는 2차 촉진 절차 중 일부만 시행한 경우

• 근로자의 연차 사용을 사실상 제한하거나, 사용을 방해한 경우

이처럼 법에서 정한 방식과 절차를 충족하지 못했다면, 연차가 소멸되더라도 연차수당 지급 의무는 그대로 유지됩니다.

연차수당이 발생하지 않는 경우

반대로 다음 요건을 모두 충족한 경우에는 연차수당을 지급하지 않아도 됩니다.

• 근로기준법 제61조에 따라

  • 근속연수에 맞는 연차촉진 절차를 시행했고

  • 정해진 시점에

  • 근로자 개인별로

  • 서면 통보 방식으로 안내했음에도

• 근로자가 연차휴가를 사용하지 않은 경우

이 경우 미사용 연차에 대해 연차수당을 지급하지 않아도 되는 것으로 봅니다.

연차수당 계산 방법

퇴사 시점이나 연말 정산 시 미사용 연차가 있다면 해당 일수에 따라 금액으로 환산해 지급됩니다. 이때 연차수당은 다음과 같은 공식으로 계산됩니다.

통상임금 산식

통상임금은 근로자가 정해진 근로시간에 대해 정기적·일률적·고정적으로 지급받는 임금을 의미합니다. 기본급처럼 매달 금액이 정해져 있고, 근무 여부나 성과와 무관하게 지급되는 임금이 통상임금에 해당합니다.

예시) 1일 통상임금 = 월 통상임금 ÷ 209시간 × 8시간

  * 209시간은 주 40시간 근무제를 월 단위로 환산한 법정 기준

평균임금 산식

평균임금은 퇴직일 이전 3개월 동안 실제로 지급된 임금의 평균 금액을 말합니다. 성과급이나 상여금처럼 변동되는 임금까지 포함해 일정 기간 동안 받은 임금을 일 단위로 나눈 값입니다.

실무적으로는 취업규칙에서 ‘통상임금을 상회하는 평균임금’을 별도로 정하지 않았다면, 일반적으로 통상임금을 기준으로 연차수당을 지급합니다.

4. 연차촉진공문 효율적으로 공지하는 방법

연차촉진제도는 공지를 했다는 사실만으로는 인정되지 않습니다. 근로자별로, 서면으로, 인지 여부까지 입증할 수 있어야 연차촉진 절차로 효력이 인정됩니다.

연차촉진공문 공지 시 유의사항

연차촉진과 관련된 공지는 다음 요건을 충족해야 합니다.

• 서면 통보 필수
  이메일, 전자결재, 전자문서 등 기록이 남는 방식이어야 하며, 사후에 입증이 가능해야 합니다. 구두로 안내했거나 회의에서 공지한 경우는 연차촉진 절차로 인정되지 않습니다.

  전자결재, 이메일, 메신저 등 전자적 방식의 통보도 가능하나, 누가 언제 어떤 내용을 확인했는지 명확히 입증할 수 있어야 합니다.

• 근로자 개별 통보 원칙
  여러 근로자를 대상으로 한 공지 게시글이나 일괄 안내 방식은 인정되기 어렵습니다. 반드시 근로자별로 개별적인 촉진 절차가 진행되어야 합니다.

• 직원의 인지 여부 확인 필요
  단순 발송만으로는 부족하며 실제로 통보 내용을 인지했는지에 대한 증빙이 필요합니다. 회신 메일, 확인 기록 등이 이에 해당합니다.

• 정당한 사유 확인 필요
  병가 등 근로자에게 정당한 사유가 있어 연차를 사용하지 못한 경우에는 연차촉진 여부와 관계없이 연차수당 지급 대상이 될 수 있습니다.

벌크센드로 연차촉진공문 관리하기

벌크센드는 슬랙 환경에서 연차촉진제도 운영에 필요한 기능을 관리할 수 있도록 도와줍니다.

대량 DM 발송 기능

연차촉진공문은 근로자 개별적으로 서면 통보해야 효력이 인정됩니다. 대상자가 많을 경우 개인 DM으로 공지하는 것은 발송하는 데 시간이 많이 소요됩니다.
벌크센드를 활용하면 클릭 몇 번만으로 수십 명, 수백 명의 근로자에게 개별 DM 형태의 연차촉진공문을 동시에 발송할 수 있어, 개별 통보 요건을 충족하면서도 공지 업무 부담을 줄일 수 있습니다.

읽음 여부 실시간 확인

연차촉진은 단순히 공문을 발송했는지보다, 근로자가 실제로 이를 인지했는지가 중요합니다. 벌크센드를 활용하면 연차촉진공문을 누가 확인했고, 누가 아직 확인하지 않았는지를 실시간으로 확인할 수 있어, 근로자별로 명확하게 관리할 수 있습니다. 이는 연차촉진 절차를 적법하게 이행했음을 입증하는 증빙 자료로도 활용할 수 있습니다.

리마인더 기능

연차촉진공문을 확인하지 않은 근로자가 있는 경우, 리마인더 기능을 활용해 미확인 대상자에게만 추가 안내를 보낼 수 있습니다. 전체 구성원에게 반복 공지를 할 필요 없이, 필요한 대상자에게만 안내할 수 있어 연차촉진 절차 누락을 방지하고 공지 관리 부담도 줄일 수 있습니다.

벌크센드 by 아기고래는 슬랙 환경에서 연차촉진공문처럼 근로자별로 서면 통보가 필요한 안내를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 개별 공지 발송, 확인 여부 관리, 리마인더까지 한 번에 운영할 수 있어 반복되는 연차촉진 안내와 확인 업무에 드는 시간을 줄이고, 연차촉진 절차 이행 여부를 증빙자료로 남길 수 있습니다.