온보딩(Onboarding) & 오프보딩(Offboarding) 프로세스 알아보기

1. 온보딩/오프보딩이란?

온보딩(Onboarding)과 오프보딩(Offboarding)은 구성원의 입사와 퇴사 과정에서 반복적으로 발생하는 업무예요. 온보딩은 채용 이후 바로 업무를 시작하기까지의 준비 과정, 오프보딩은 퇴사 시 업무와 권한을 정리하는 절차를 의미해요.

온보딩은 신규 입사자가 조직에서 일을 시작하기 위해 필요한 사항을 정리하는 과정이에요. 입사 일정 공유, 업무에 필요한 도구와 계정 설정, 담당 업무와 협업 관계에 대한 안내 등이 포함됩니다. 이외에도 조직이 무엇을 중요하게 생각하는지를 공유하는 과정이기도 합니다. 조직이 일하는 방식과 협업하는 태도, 구성원 간의 관계를 자연스럽게 이해하도록 도와줘요.

오프보딩은 퇴사 일정에 맞춰 업무와 정보를 정리하는 과정입니다. 진행 중이던 업무의 인수인계, 사용하던 계정과 접근 권한 정리, 자료 정리와 같은 항목들이 여기에 해당해요. 또한 퇴사자가 조직에서 맡았던 역할을 어떻게 마무리하는지, 마지막까지 어떤 경험을 하게 되는지도 포함돼요. 이 과정이 정리되어 있으면 퇴사자는 자신의 역할을 정리된 상태로 마칠 수 있고, 조직은 이후 업무를 이어받는 데 필요한 정보를 안정적으로 확보할 수 있어요.

온보딩과 오프보딩은 입사와 퇴사라는 서로 다른 시점에서 이루어지지만, 구성원이 조직에 합류하여 역할을 수행하고 떠나기까지의 과정 안에 포함된 절차예요. 구성원의 이동에 따라 업무가 어떻게 시작되고 정리되는지를 하나의 기준으로 볼 수 있습니다. 이 두 과정을 정리해 두면 입사와 퇴사 시 반복되는 혼선과 누락을 줄일 수 있습니다. 이 글에서는 온보딩과 오프보딩 프로세스 운영에 필요한 정보와 프로그램 구성 방식, 체크리스트까지 살펴보겠습니다.

2. 온보딩 프로세스가 중요한 이유

온보딩은 신규 입사자가 일을 시작하기 위한 준비 과정인 동시에 조직을 이해하는 첫 경험이에요. 입사 초기에 어떤 안내를 받는지, 어떤 방식으로 환영받는지에 따라 조직에 대한 인상이 형성됩니다. 이 경험은 이후 업무 적응뿐 아니라 소속감에도 영향을 줍니다.

온보딩 프로세스가 정리되어 있지 않으면 입사자는 필요한 정보를 개별적으로 전달받게 될 수 있어요. 업무 내용 위주로만 안내를 받게 되면 입사자는 역할을 수행하면서도 팀에 맞게 일하고 있는지 판단하기 어렵습니다. 온보딩 프로세스는 조직이 중요하게 여기는 기준과 문화를 전달하는 역할을 해요. 어떤 방식으로 소통하는지, 협업 시 무엇을 우선하는지, 입사 초기 어떤 지원을 받을 수 있는지 등을 구조화된 방식으로 보여줍니다. 이를 통해 입사자는 조직의 구성원으로서 일하는 방식을 이해하게 됩니다.

온보딩 경험이 체계적으로 정리되어 있으면 입사자의 적응 부담을 덜어주고, 신규 구성원을 환영하고 지원하고 있다는 조직의 메시지를 분명하게 전달할 수 있어요. 이 차이는 입사 초기의 안정감과 이후 정착 속도까지 그대로 이어집니다.

3. 신규입사자 온보딩 프로그램 구성 방식

신규 입사자가 조직에 적응하는 데 필요한 정보와 경험은 일정 기간에 걸쳐 단계적으로 제공되는 편이 효과적이에요. 온보딩 프로그램은 보통 입사 이전, 입사 당일, 입사 이후를 기준으로 나누어 구성됩니다.

📍 입사 이전 온보딩

입사 이전의 온보딩은 신규 입사자가 입사하기 전, 조직에 합류하는 과정이 이미 시작되었음을 보여주는 단계예요. 이 시점에는 출근 일정과 첫날 진행 흐름, 준비해야 할 사항처럼 기본적인 정보가 정리되어 전달돼요. 입사 첫날에는 팀 소개, 업무 설명, 시설 안내 등 전달해야 할 내용이 많기 때문에, 사전에 안내할 수 있는 정보는 입사 이전 단계에서 미리 공유하는 경우가 많습니다. 이를 통해 입사 이후에는 조직과 팀, 업무를 이해하는 데 보다 집중할 수 있습니다.

또한 입사 이전 단계는 조직이 신규 입사자를 어떻게 맞이하는지를 드러내는 첫 지점이기도 합니다. 입사 일정과 기본 안내와 함께 환영메시지가 전달되면, 신규 입사자는 조직이 자신의 합류를 준비하고 있다는 신호를 받게 돼요. 이는 이후 온보딩 전반에 대한 인상을 형성하는 데에도 영향을 주기 때문에 조직의 분위기를 미리 전달하는 것도 좋아요.

📍 입사 당일 온보딩

입사 당일은 조직과 본격적인 접점을 갖는 시점이에요. 온보딩을 통해 신규 입사자가 환영받고 있다는 느낌을 받을 수 있도록 하는 것이 중요해요. 그렇기에 웰컴키트나 사내 메신저 등을 활용해 신규 입사자를 환영하는 분위기를 조성하는 경우가 많습니다. 또한 함께 일하게 될 동료들의 메시지를 전달하면서 첫날부터 이름과 얼굴을 자연스럽게 익힐 수 있도록 돕기도 합니다. 이러한 환영의 경험은 첫 출근의 긴장감을 완화하고 조직에 대한 첫 인상을 형성하는 데 긍정적인 영향을 줍니다.
이후에는 신규 입사자가 어떤 환경에서 어떤 사람들과 일하게 되는지를 이해할 수 있도록 안내가 이어져요. 팀 소개, 담당 업무 범위, 협업 관계, 기본적인 업무 진행 방식 등이 이 시점에 전달돼요. 동시에 조직이 중요하게 여기는 일하는 방식이나 커뮤니케이션 기준을 함께 안내하기도 합니다.

입사 당일에 형성된 분위기는 이후 온보딩 전반의 기준이 돼요. 첫날의 경험을 통해 신규 입사자는 이 조직이 사람을 어떻게 대하는지, 어떤 방식으로 관계를 만들어 가는지를 체감하게 됩니다. 그래서 입사 당일의 온보딩은 전달해야 할 내용을 나열하기보다 환영과 안내가 함께 어우러지도록 구성되는 것이 중요합니다.

📍 입사 이후 온보딩

입사 이후 단계는 입사자가 실제 업무를 수행하면서 조직에 잘 적응하고 있는지를 점검하는 구간입니다. 담당 업무를 수행하는 데 어려움은 없는지, 협업 과정에서 헷갈리는 지점은 없는지, 초기에 전달된 내용 중 다시 정리할 필요가 있는 부분은 무엇인지 등을 살펴봅니다. 이를 통해 온보딩에서 빠졌던 부분을 보완하고 습득한 정보를 실제 업무 환경에 맞도록 활용할 수 있습니다.

입사 이후 단계는 신규 입사자에게만 의미 있는 과정은 아니에요. 조직 입장에서도 온보딩 프로그램이 현실과 맞게 운영되고 있는지를 점검할 수 있는 시점입니다. 반복적으로 질문이 나오는 부분이나, 수정이 필요한 항목이 있다면 이후 온보딩 과정에 반영할 수 있습니다.

입사 이후의 온보딩은 신규 입사자가 업무에 적응하여 성과를 낼 수 있도록 도와주고 점검하는 시기입니다. 이처럼 신규 입사자가 조직에 적응해 가는 과정을 일정 기간 동안 살펴보며, 온보딩을 지속적인 과정으로 관리할 수 있게 됩니다.

4. 온보딩 체크리스트 확인하기

온보딩 프로그램을 단계별로 운영하려면 각 시점에서 확인해야 할 항목을 정리한 체크리스트가 필요해요. 아래 체크리스트를 통해 조직 내 온보딩이 원활하게 진행되고 있는지 확인해 보세요.

5. 오프보딩 프로세스가 중요한 이유

오프보딩은 구성원이 조직을 떠나는 시점에 진행되는 정리 과정이에요. 퇴사 이후의 절차를 정해진 기준 없이 진행하면 업무 인수인계나 권한 정리가 지연되거나 일부 항목이 빠진 채 마무리되는 경우가 생길 수 있어요. 이런 상황이 반복되면 팀 전체의 업무 흐름에도 영향을 주게 됩니다.

퇴사 시 업무 공백 관리

오프보딩 프로세스가 정리되어 있으면 퇴사 과정에서 무엇을 언제까지 정리해야 하는지가 명확해집니다. 이는 단순히 행정 처리를 원활하게 하기 위한 목적이 아니라 퇴사 이후에도 조직이 안정적으로 운영되기 위한 기준이라고 볼 수 있어요. 협업이 많은 조직일수록 한 사람의 퇴사가 여러 업무와 연결되기 때문에 오프보딩을 체계적으로 관리해야 해요.

법적·재정적 리스크 관리

퇴사는 법적·재정적 리스크가 가장 많이 발생하는 시점이기도 합니다. 그렇기에 퇴사 사유, 절차, 관련 문서를 명확하게 정리하고 관리하는 것이 중요합니다. 오프보딩 프로세스가 정리되어 있지 않으면 보상 정산이나 필수 서류 제공 과정에서 누락이 발생하기 쉬워요. 퇴직금이나 미사용 연차 정산, 각종 증명서 발급이 정확하게 이루어지지 않을 경우 불필요한 갈등으로 이어질 수 있습니다.

기업 보안 및 정보 자산 보호

오프보딩은 보안과 자산 관리 측면에서도 중요한 역할을 해요. 퇴사 시점에 계정과 시스템 접근 권한이 정리되지 않거나, 회사 소유의 장비와 자산이 회수되지 않으면 정보 유출이나 보안 사고로 이어질 가능성이 높아져요. 특히 고객 정보나 내부 자료를 다루는 조직일수록 퇴사 절차에 보안 점검을 포함시키는 것이 필요합니다.

퇴사 경험을 통한 조직문화 관리

퇴사 과정이 정리된 방식으로 진행되면 퇴사자는 자신의 역할을 정돈된 상태로 마무리할 수 있어요. 이는 조직에 대한 마지막 경험으로 남게 되고 이후 해당 기업을 어떻게 기억하게 될지에도 영향을 줍니다. 퇴사 시점까지 조직이 일관된 기준과 태도를 제공하면 퇴사자 역시 기업에 대한 인상을 비교적 긍정적으로 유지할 수 있어요.

또한 오프보딩 과정은 조직을 점검할 수 있는 기회이기도 합니다. 퇴사 면담이나 간단한 피드백을 통해 업무 방식, 협업 구조, 조직 문화와 관련된 개선 지점을 확인할 수 있어요. 퇴사자가 남긴 의견은 이후 제도나 조직 운영 방식을 돌아보는 참고 자료로 활용될 수 있습니다.

이처럼 오프보딩 프로세스는 업무부터 시작하여 조직의 운영 기준, 구성원 경험 전반을 돌아보게 만드는 역할을 해요. 그래서 오프보딩은 반복적으로 관리되어야 할 조직의 기본 프로세스로 정착되어야 합니다.

6. 퇴사자 오프보딩 프로그램 구성 방식

퇴사자 오프보딩 프로그램은 퇴사 통보 이후부터 실제 퇴사일까지의 과정을 어떻게 관리할 것인지에 대한 운영 기준이에요. 이 단계에서는 업무 정리, 자산 및 권한 회수 등 여러 항목이 동시에 진행되기 때문에 순서와 역할을 미리 정리해 두는 것이 중요해요.

📌 퇴사 면담 진행

퇴사 의사가 전달되면 면담을 시작으로 퇴사 과정이 본격적으로 진행돼요. 면담을 통해 퇴사 사유를 확인하고 퇴사 일정과 이후 절차를 함께 정리합니다. 이후 HR 담당자와의 면담을 통해 보상 정산, 필요 서류, 퇴사 이후 일정 등을 다시 한번 확인하는 경우가 많습니다.

📌 업무 인수인계 정리

오프보딩에서는 인수인계를 일정과 범위를 기준으로 관리해야 해요. 인수인계 대상 업무를 정리하고, 후임자에게 전달해야 할 중요한 내용을 우선적으로 정리하는 방식으로 진행할 수 있습니다. 인수인계 기간은 현실적으로 정리 가능한 범위(2주~1달) 안에서 운영하는 편이 효율적입니다.

📌 자산 회수 및 접근 권한 정리

퇴사 일정에 맞춰 회사 자산과 접근 권한을 정리해야 해요. 업무용 장비 반납, 사내 시스템 계정 종료, 협업 도구 접근 권한 회수 등을 일정에 맞춰 진행합니다. 조직에 따라서는 기밀 정보와 자산 보유 여부를 확인하는 문서 절차를 함께 운영하기도 해요.

📌 퇴사 이후 커뮤니케이션 안내

퇴사 면담 과정에서 충분히 전달되지 못한 내용이 있을 수 있기 때문에 퇴사 이후에도 필요한 경우 연락할 수 있는 창구를 안내하면 좋아요. 이는 퇴사 절차와 관련된 정리 사항을 마무리하기 위한 용도로, 퇴사 이후의 커뮤니케이션 경로를 미리 정해 두면 혼선을 줄일 수 있습니다.

오프보딩 프로그램은 퇴사를 예외적인 사건으로 처리하기보다 반복적으로 발생하는 상황으로 보고 운영 기준을 만드는 것이에요. 이렇게 정리된 프로그램은 퇴사자 개인뿐 아니라 남아 있는 구성원과 조직 전체의 업무를 안정적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

7. 오프보딩 체크리스트 확인하기

퇴사 과정에서 발생하는 여러 작업을 빠짐없이 정리하기 위해서는 오프보딩 체크리스트가 필요해요. 퇴사자가 바뀌어도 동일한 기준으로 절차를 진행할 수 있도록 항목을 정기적으로 점검하는 것을 추천합니다.

아기고래와 체계적인 온보딩 프로세스 운영하기

온보딩과 오프보딩은 구성원이 들어오고 나갈 때마다 반복되는 과정입니다. 이 과정에서 신규 입사자가 조직에 어떻게 합류하고, 구성원이 어떤 방식으로 역할을 마무리하는지는 조직의 일하는 방식과 운영 수준을 그대로 드러냅니다. 그렇기에 이러한 프로세스는 체계적으로 운영되어야 하지만, 실제 운영은 여전히 사람의 기억과 개별 담당자의 역량에 의존하는 경우가 많습니다. 안내 시점이 밀리거나, 전달해야 할 메시지가 빠지고, 구성원마다 서로 다른 경험을 하게 되는 이유도 여기에 있습니다.

아기고래는 온보딩 프로그램이 조직의 프로세스로 일관되게 운영될 수 있도록 도와줍니다. 신규 입사자의 합류 시점을 기준으로 필요한 안내를 정해진 절차에 따라 전달하고, 진행 상황을 슬랙 안에서 관리할 수 있도록 지원합니다.

또한 메시지 템플릿과 발송 시점을 조직 상황에 맞게 구성해 활용할 수 있어, 팀이나 직무에 따라 다른 온보딩 방식도 유연하게 운영할 수 있습니다.

아기고래와 함께 온보딩 항목을 빠짐없이 관리하고, 조직에 맞는 방식으로 운영해 신규 입사자가 조직에 자연스럽게 합류할 수 있는 환경을 만들어보세요.