코딩 없이 10분 완성, 슬랙 휴가 봇 만들기 (슬랙 워크플로)

1. 슬랙 워크플로로 업무 자동화하기

슬랙 워크플로란?

슬랙 워크플로는 코딩 없이도 반복되는 업무를 자동화해 업무 효율을 높여주는 기능이에요. 버튼 클릭, 메시지 입력 등 특정 조건이 발생했을 때 미리 설정한 단계들이 순서대로 실행되도록 만들 수 있어요. 매번 절차가 동일하거나 담당자에게 전달해야 하는 정보가 정해져 있는 경우 워크플로를 활용하면 자동으로 안내, 수집, 전달이 이루어져 원활한 운영이 가능해집니다.

슬랙 워크플로에 대한 자세한 설명은 아래 콘텐츠에서 확인할 수 있어요.

슬랙 워크플로 만들어 반복 업무 자동화하기

슬랙 워크플로(Slack Workflow)를 활용해 코딩 없이 반복 업무를 자동화하고, 팀의 생산성을 높이는 방법과 실전 활용 사례를 소개합니다. | 업무 자동화, 슬랙

https://www.babywhale.io/blog/automate-repetitive-tasks-with-slack-workflow

슬랙 워크플로 활용 방법

슬랙 워크플로 기능을 활용하면, 코딩 없이도 간단한 슬랙 봇을 만들어

• 정보 수집 (양식에 맞는 폼 수집)

• 정기 알림 및 리마인더 (지정된 시간에 정기 알림 발송)

• 승인 프로세스 구현 (휴가 신청, 지급 신청 등)

• 외부 앱 연동 (구글 스프레드시트, 구글 캘린더, Notion, Jira 등 외부 앱 연동)

등에 활용할 수 있어요.

2. 워크플로 활용해 슬랙 봇 만들기

이제 워크플로 빌더를 활용해 반복 업무를 자동화할 수 있는 슬랙 봇을 만드는 방법을 소개하겠습니다.

슬랙 워크플로가 처음이라면, 누구나 쉽게 따라 할 수 있는 업무 요청 봇 만들기 콘텐츠를 먼저 읽어본다면 도움이 될 거예요.

누구나 할 수 있는 업무 요청 슬랙 봇 만들기 (슬랙 워크플로 활용)

누구나 코딩 없이 슬랙 워크플로(Slack Workflow)를 활용하여, 슬랙 업무 요청 봇을 만들 수 있는 방법을 소개합니다. | 업무 자동화, 슬랙

https://www.babywhale.io/blog/slack-workflow-request-bot

슬랙에서 휴가 봇 만들기

슬랙에서 워크플로를 활용하여 휴가 신청 및 승인 프로세스를 자동화할 수 있는 휴가 봇을 만들어 볼게요.

1. 슬랙 왼쪽 사이드바에서 더보기을 클릭하고, 도구를 누르면 워크플로를 만들 수 있는 창으로 이동해요.

   

2. 우측 상단의 새 항목을 선택하고, 워크플로 구축을 누르면 나만의 워크플로 만들기를 시작할 수 있어요. (이때 원하는 템플릿을 활용하고 싶다면 화면 속의 템플릿을 선택하거나 템플릿으로 새로 만들기 버튼을 누르면 돼요.)

   

3. 이렇게 워크플로 만들기 창이 보인다면, 워크플로를 만들기 위한 준비는 모두 끝났어요.

4. 휴가 봇을 만들기 위한 워크플로의 이름과 설명을 설정해요.

2-1. 슬랙 워크플로 트리거 설정하기

1. 먼저 워크플로를 시작하는 트리거를 선택해요. 이벤트 선택 버튼을 누르면 언제 워크플로가 시작될지 설정할 수 있어요.

2. 업무 요청 봇은 버튼을 눌러 사용자가 원할 때 시작하도록 만들어야 하기 때문에 Slack의 링크에서를 선택해요.

3. 계속 버튼을 누르면 워크플로를 시작하는 트리거 설정은 끝이에요.

트리거가 설정되었으니, 이제 이후 단계에서 워크플로가 수행할 작업들을 설정해야 해요.

1. 단계 추가를 선택하면 워크플로가 수행할 작업들을 설정할 수 있어요.

2-2. 슬랙 워크플로 양식 만들기

1. 업무 요청 봇은 양식을 활용하여 워크플로를 만들기 때문에, 양식 탭에서 양식에서 정보 수집을 선택해요.

2. 양식 제목을 입력하고, 질문 추가버튼을 누르면 원하는 질문을 추가할 수 있어요.

   질문의 유형은 주관식 답변부터 객관식(드롭다운, 복수응답 등), 사용자 선택, 날짜, 숫자 등 다양하게 선택할 수 있어요.

3. 휴가 봇의 양식을 구성하는 질문은 다음과 같이 작성할 수 있어요.

   휴가 기간을 선택하는 질문 같은 경우는 직접 주관식으로 입력하기보다 드롭다운으로 선택할 수 있게 구성하면 응답이 더욱 명확해집니다.

   이러한 구성은 단순한 예시이고, 필요에 따라 원하는 질문을 추가하면 됩니다.

5. 저장 버튼을 누르면 워크플로 양식이 단계에 추가돼요.

2-3. 슬랙 워크플로 메시지 단계 설정하기

워크플로에서 양식이 제출되었을 때, 양식 응답이 사용자에게 메시지로 전달되도록 설정하면 담당자가 휴가 신청을 확인할 수 있어요.

휴가 프로세스의 경우, 담당자가 승인하는 구조이기에 DM으로 전달하는 방법이 적합해요. 하지만 필요에 따라 휴가 신청 과정을 팀과 공유하고 싶다면 채널에 메시지를 보내도 괜찮습니다.

1. 사용자에게 메시지 보내기를 선택하면 다이렉트 메시지(DM)으로 양식 응답을 전달할 수 있어요.

휴가 신청 메시지 보내기

1. 멤버 선택에서 메시지를 보내고 싶은 사용자를 선택해요.

   여기서는 양식에서 지정한 휴가 승인 담당자에게 메시지를 보내도록 선택할 수 있어요.

2. 변수 삽입을 눌러 원하는 메시지를 전송할 수 있어요.

   예를 들어, 메시지에 휴가를 신청한 사람(대상자)을 추가하고 싶다면 이 워크플로를 사용한 사용자를 선택해요. 그러면 워크플로를 실행하여 휴가를 신청한 사용자가 자동으로 메시지에 입력돼요.

   위 사진처럼 변수를 설정하면 이전 양식에서 제출된 응답이 자동으로 메시지에 입력됩니다.

3. 휴가 신청 프로세스는 승인 절차가 필요하기에 하단의 대화식 버튼 추가를 선택해요. 대화식 버튼은 사용자가 버튼을 누르게 되면, 워크플로를 진행하거나 링크를 열 수 있는 기능이에요.

이처럼 승인, 반려 버튼을 추가하면, 담당자가 휴가 일정을 확인하고 버튼을 통해 휴가를 처리할 수 있어요.

또한, 승인, 반려 중 하나만 선택 가능해야 휴가 처리에 혼선이 생기지 않기 때문에 상호 독점을 활성화해줘야 해요.

상호 독점을 활성화하면 승인자는 승인, 반려 중 하나만 선택할 수 있으며, 둘 중 하나의 버튼을 누르면 나머지 버튼은 자동으로 비활성화 돼요.

4. 워크플로가 실행되면, 설정한 메시지가 자동으로 승인자에게 DM으로 전달돼요.

휴가 신청 완료 메시지 보내기

휴가가 정상적으로 신청이 되었다면, 휴가를 신청한 사람에게도 신청이 완료되었다는 메시지가 전달되어야 해요.

1. 마찬가지로 단계를 추가하여 사용자에게 메시지 보내기를 선택하고 양식을 제출한 사용자를 선택해요. (이 워크플로를 사용한 사용자를 선택해도 괜찮아요.)

2. 사용자에게 제출한 기간으로 휴가 신청이 완료되었다는 메시지를 작성해요.

   그러면 이제 휴가가 신청되어 승인자에게 메시지가 전달되었을 때, 신청자에게도 신청이 완료되었다는 메시지가 전달됩니다.

휴가 결재하기 (승인/반려 처리)

휴가 승인 담당자는 휴가 봇에게 휴가 승인 요청 메시지를 받으면, 일정을 확인하여 휴가를 처리해야 해요. 아래 메시지에서 담당자가 승인 혹은 반려 버튼을 클릭하는 것이 바로 휴가를 처리하는 과정이에요.

앞선 대화식 버튼을 추가할 때, 버튼 클릭 시 다음 워크플로가 진행되도록 설정해두었어요. 여기서는 담당자가 휴가를 처리한 결과가 신청자에게 전달되는 것이 다음 워크플로가 될 거예요.

1. 단계를 추가하여 사용자에게 메시지 보내기를 선택하고 양식을 제출한 사용자를 선택해요.

2. 변수 삽입을 눌러 클릭한 버튼 이름을 추가해요. 이렇게 설정해야 담당자가 승인 버튼을 누르면 승인되었다는 메시지가, 반려 버튼을 누르면 반려되었다는 메시지가 전달될 수 있어요.

3. 전송된 메시지에 대한 참조를 추가하면 어떤 휴가에 대해 처리가 완료되었는지도 함께 확인할 수 있으니 더욱 편리하겠죠?

마찬가지로 버튼을 누른 담당자에게도 휴가 처리가 정상적으로 완료되었다는 메시지를 보내주면 혼선을 줄일 수 있어요.

1. 단계를 추가하여 사용자에게 메시지 보내기를 선택하고 해당 버튼을 클릭한 사용자를 선택해요.

2. 변수 삽입을 눌러 양식을 제출한 사용자를 추가하고, 휴가가 정상적으로 처리되었다는 메시지를 작성해요.

   그러면 이제 휴가가 정상적으로 처리되었을 때, 담당자에게 휴가 처리가 완료되었다는 메시지가 전달됩니다.

   

2-4. 슬랙 워크플로 게시하기

이렇게 모든 설정이 끝났다면, 만든 워크플로를 게시해야 해요.

1. 우측 상단의 게시 버튼을 클릭해요.

2. 게시 전 워크플로 이름과 설명을 수정할 수 있어요. 워크플로를 사용할 수 있는 사람의 범위도 설정할 수 있어요.

3. 모든 설정이 끝났다면 하단의 게시 버튼을 눌러요.

   (만약 워크플로를 수정하였다면, 변경사항을 다시 게시해야 수정사항이 반영돼요.)

4. 이제 슬랙에서 워크플로를 사용할 수 있어요!

2-5. 슬랙 명령어로 워크플로 실행하기

슬랙에서 워크플로를 실행하는 방법은 여러가지가 있어요. 그중에서도 명령어를 통해 간단히 워크플로를 실행할 수 있습니다.

슬랙 명령어 / 는 대화창에서 바로 특정 기능을 실행할 수 있게 해주는 단축어예요. 복잡한 메뉴를 거치지 않고 원하는 작업을 빠르게 수행할 수 있어, 반복적으로 쓰는 기능을 호출하기에 편리합니다.

1. 채널 메시지 입력창에 /워크플로 이름과 같이 입력하면 워크플로를 실행할 수 있어요.

3. 슬랙 워크플로 활용하기

휴가 신청처럼 절차가 명확한 업무일수록 슬랙에서 워크플로를 활용하면 커뮤니케이션 누락을 줄이고, 담당자가 확인해야 할 정보를 한 번에 받을 수 있어 운영 효율이 크게 높아져요. 이런 특성 덕분에 워크플로는 휴가봇 외에도 다양한 업무 자동화에 활용할 수 있습니다.

• 온보딩 체크리스트 자동화하기
  입사 당일, 신규입사자에게 계정 생성 안내·사내 시스템 가이드·필수 제출 서류 링크가 순서대로 전달되도록 워크플로를 만들 수 있어요. 가이드에 따라 준비를 마친 후 버튼을 클릭하면, 온보딩 담당자에게 입사 준비가 완료되었다는 메시지가 자동으로 전달되도록 구성할 수도 있습니다.

• 정기 보고 자동화하기
  매주 월요일 아침 팀원에게 업무 계획을 입력하면, 제출된 내용을 하나의 스레드나 구글 스프레드시트(Google Sheet)로 자동 취합하여 팀장이 확인할 수 있도록 만들 수 있습니다.

• 교육/세미나 신청 프로세스 자동화하기
  사용자가 교육 신청 양식을 제출하면 담당자에게 자동으로 전달되고, 참석 확정 메시지를 신청자에게 다시 보내는 워크플로를 만들면, 신청 프로세스를 자동화할 수 있어요.

슬랙 워크플로의 한계점, 대안

슬랙 워크플로로 휴가봇을 만들어보면서 자연스럽게 휴가 신청부터 처리, 확인 메시지 전달까지의 기본 프로세스를 하나의 자동화된 슬랙 봇으로 구현할 수 있었어요.

워크플로는 위에 소개한 수준의 간단한 슬랙 봇을 워크플로에는 조금만 로직이 복잡해져도 워크플로로는 구현이 어렵다는 분명한 한계가 있어요.

예를 들어 휴가가 승인되었을 때는 자동으로 구글 캘린더(Google Calendar)에 휴가 일정을 등록하거나, 반려되었을 때 승인 담당자에게 면담을 신청하는 등의 후속 단계는 처리하기가 어려워요. 결국 캘린더에 일정 등록하기처럼 꼭 필요한 후속 단계는 신청자가 승인 메시지를 받은 뒤 직접 캘린더에 일정을 공유하는 방식으로 처리해야 합니다.

또한, 사용자의 연차 잔여일을 자동으로 계산해서 표시하거나, 이미 제출된 신청을 수정/취소하고 시스템에서 자동 반영하는 기능은 워크플로로 구현하기 어려워요.

워크플로로는 예외 처리를 구현하기도 어렵습니다. 트리거가 언제나 한 방향으로만 고정되다 보니, 공휴일이나 회사 휴무일 같이 특정 경우에 예외를 처리할 수 없어요. 이런 경우에는 조건을 추가해서 처리하는 것이 아니라, 워크플로를 나눠서 제출해야 하는 번거로움이 생깁니다.

이런 경우를 처리하고 슬랙 기반의 업무 시스템을 구축해 활용하려면, 개발된 슬랙 앱을 활용해야 합니다.

아기고래는 슬랙 안에서 협업에 필요한 기능들을 한 번에 제공하는 올인원 Slack 앱이에요. 출퇴근 같은 근태 관리부터 휴가 신청, 결재, 피드백 등 조직 운영에 필요한 기능을 슬랙 안에서 바로 사용할 수 있어 워크플로로 커버하기 어려운 부분까지 보완해줍니다.

우리 회사의 시스템 운영을 모두 슬랙 위에서 처리하고 싶다면, 아기고래 서비스를 살펴보세요. 바로 아래 양식으로 문의 남겨 주시면 빠르게 연락드리겠습니다.