초간단 근태관리, 슬랙 출퇴근 봇 만들기 (슬랙 워크플로)

1. 슬랙 워크플로로 업무 자동화하기

슬랙 워크플로란?

슬랙 워크플로는 코딩 없이도 반복되는 업무를 자동화해 업무 효율을 높여주는 기능이에요. 버튼 클릭, 메시지 입력 등 특정 조건이 발생했을 때 미리 설정한 단계들이 순서대로 실행되도록 만들 수 있어요.

워크플로는 매일 반복적으로 이루어지는 확인, 보고, 기록 업무 등을 자동화할 수 있어요. 사용자가 필요한 정보를 입력하면 그 내용을 정해진 형식으로 정리해 전달하거나, 담당자에게 자동으로 알림을 보내는 식으로 운영할 수 있어 일일 업무가 훨씬 매끄럽게 진행됩니다.

슬랙 워크플로에 대한 자세한 설명은 아래 콘텐츠에서 확인할 수 있어요.

슬랙 워크플로 만들어 반복 업무 자동화하기

슬랙 워크플로(Slack Workflow)를 활용해 코딩 없이 반복 업무를 자동화하고, 팀의 생산성을 높이는 방법과 실전 활용 사례를 소개합니다. | 업무 자동화, 슬랙

https://www.babywhale.io/blog/automate-repetitive-tasks-with-slack-workflow

슬랙 워크플로 활용 방법

슬랙 워크플로 기능을 활용하면, 코딩 없이도 간단한 슬랙 봇을 만들어

• 정보 수집 (양식에 맞는 폼 수집)

• 정기 알림 및 리마인더 (지정된 시간에 정기 알림 발송)

• 승인 프로세스 구현 (휴가 신청, 지급 신청 등)

• 외부 앱 연동 (구글 스프레드시트, 구글 캘린더, Notion, Jira 등 외부 앱 연동)

등에 활용할 수 있어요.

2. 워크플로로 슬랙 봇 만들기

슬랙 워크플로 빌더를 활용하면 다양한 슬랙 봇을 만들어 반복 업무를 자동화할 수 있어요. 워크플로로 어떤 슬랙 봇을 만들 수 있는지 더 알아보고 싶다면 아래 업무 요청 봇 만들기와 휴가 봇 만들기 콘텐츠를 확인해 보세요!

누구나 할 수 있는 업무 요청 슬랙 봇 만들기 (슬랙 워크플로 활용)

누구나 코딩 없이 슬랙 워크플로(Slack Workflow)를 활용하여, 슬랙 업무 요청 봇을 만들 수 있는 방법을 소개합니다. | 업무 자동화, 슬랙

https://www.babywhale.io/blog/slack-workflow-request-bot

코딩 없이 10분 완성, 슬랙 휴가 봇 만들기 (슬랙 워크플로)

슬랙 워크플로(Slack Workflow)를 활용하여 코딩 없이 슬랙 휴가 봇을 만들어 업무를 자동화할 수 있는 방법을 소개합니다. | 업무 자동화, 슬랙

https://www.babywhale.io/blog/slack-workflow-vacation-bot

슬랙에서 출퇴근 봇 만들기

이번에는 슬랙에서 워크플로를 활용하여 근태를 관리할 수 있는 출퇴근 봇을 만들어 볼게요.

1. 슬랙 왼쪽 사이드바에서 더보기을 클릭하고, 도구를 누르면 워크플로를 만들 수 있는 창으로 이동해요.

   

2. 우측 상단의 새 항목을 선택하고, 워크플로 구축을 누르면 나만의 워크플로 만들기를 시작할 수 있어요. (이때 원하는 템플릿을 활용하고 싶다면 화면 속의 템플릿을 선택하거나 템플릿으로 새로 만들기 버튼을 누르면 돼요.)

   

3. 이렇게 워크플로 만들기 창이 보인다면, 워크플로를 만들기 위한 준비는 모두 끝났어요.

슬랙에서 출근 봇 만들기

먼저 출근 봇부터 만들어 볼게요.

출근 봇을 만들기 위한 워크플로의 이름과 설명을 적절하게 설정해요.

2-1. 슬랙 워크플로 트리거 설정하기

1. 먼저 워크플로를 시작하는 트리거를 선택해요. 이벤트 선택 버튼을 누르면 언제 워크플로가 시작될지 설정할 수 있어요.

2. 업무 요청 봇은 버튼을 눌러 사용자가 원할 때 시작하도록 만들어야 하기 때문에 Slack의 링크에서를 선택해요.

3. 계속 버튼을 누르면 워크플로를 시작하는 트리거 설정은 끝이에요.

트리거가 설정되었으니, 이제 이후 단계에서 워크플로가 수행할 작업들을 설정해야 해요.

1. 단계 추가를 선택하면 워크플로가 수행할 작업들을 설정할 수 있어요.

2-2. 슬랙 워크플로에서 구글 스프레드시트 연동하기

출퇴근 기록이 자동으로 구글 스프레드시트에 기록되면, 구성원의 근태를 체계적으로 관리할 수 있어요.

1. 먼저 구글 스프레드시트에 근태를 기록하는 시트를 생성해요.

   유저(사용자), 타입(출근/퇴근), 근태 기록(출퇴근 시각) 등의 헤드를 첫번째 행에 설정하면 워크플로에 연결할 준비가 끝났어요.

2. 단계 추가에서 Google Sheets를 선택하고 스프레드시트에 추가를 선택해요.

3. 스프레드시트에서 연결하고자 하는 파일과 시트를 선택해요.

4. 다음 버튼을 누르면, 이전에 설정해두었던 헤드에 따라 기록되는 값을 설정할 수 있어요.

5. 유저는 슬랙 봇을 통해 근태 기록을 한 사용자, 이 워크플로를 사용한 사용자로 설정합니다.

   이때, 사용자 표시 옵션은 원하는 대로 설정할 수 있어요. 근태 관리는 개인별로 정확히 기록해야 하기에 고유한 식별번호인 사용자 ID로 설정하는 것을 추천해요.

6. 지금 만들고 있는 것은 출근 봇이니, 타입에는 CLOCK_IN 또는 출근을 입력해요.

7. 근태기록은 사용자가 출근한 시간, 즉 워크플로가 시작된 시간으로 설정할 수 있어요.

   마찬가지로 날짜 및 시간의 형식은 원하는 형식으로 지정하면 돼요.

8. 이렇게 구글 스프레드시트를 연결하면, 구성원의 근태기록이 시트에 자동으로 기록돼요.

2-3. 슬랙 워크플로 메시지 단계 설정하기

워크플로가 실행되었을 때, 채널에 출근을 기록하는 메시지를 보내면 다른 사람들도 근태 기록을 확인할 수 있어요.

1. 단계를 추가하고 채널에 메시지 보내기를 선택하면, 원하는 메시지를 채널에 자동으로 공유할 수 있어요.

2. 채널 선택에서 메시지를 보내고 싶은 채널을 선택해요.

   워크플로가 사용된 채널을 선택하면, 특정 채널이 아닌 매번 해당 워크플로가 실행된 채널에 메시지가 전송돼요. 혹은, 근태관리를 위한 별도의 채널에서만 메시지가 전송되도록 설정할 수도 있어요.

3. 변수 삽입을 눌러 이 워크플로를 사용한 사용자와 워크플로가 시작된 시간을 추가해요. 그러면 누가 언제 출근했는지 메시지가 채널에 자동으로 전달돼요.

5. 워크플로가 실행되었을 때, 설정한 메시지가 채널에 자동으로 공유되는 것을 확인할 수 있어요.

슬랙에서 퇴근 봇 만들기

퇴근 봇도 출근 봇을 만드는 과정과 동일해요. 대신 이전에 만든 구글 스프레드시트를 사용하기 때문에 새로운 파일을 만들 필요는 없어요.

1. 출근 봇과 동일하게 트리거로 Slack의 링크에서 시작을 선택하고, 단계에 스프레드시트에 추가를 선택해요.

2. 퇴근 봇이니, 스프레드시트 설정의 타입에는 CLOCK_OUT이나 퇴근을 입력해요.

3. 마찬가지로 변수 삽입을 눌러 이 워크플로를 사용한 사용자와 워크플로가 시작된 시간을 추가하면 누가 언제 퇴근했는지 메시지가 채널에 자동으로 전달돼요.

2-4. 슬랙 워크플로 게시하기

이렇게 모든 설정이 끝났다면, 만든 워크플로를 게시해야 해요.

1. 우측 상단의 게시 버튼을 클릭해요.

2. 게시 전 워크플로 이름과 설명을 수정할 수 있어요. 워크플로를 사용할 수 있는 사람의 범위도 설정할 수 있어요.

3. 모든 설정이 끝났다면 하단의 게시 버튼을 눌러요.

   (만약 워크플로를 수정하였다면, 변경사항을 다시 게시해야 수정사항이 반영돼요.)

4. 이제 슬랙에서 워크플로를 사용할 수 있어요!

2-6. 슬랙에서 워크플로 실행하기

슬랙에서 워크플로를 실행하는 방법은 여러가지가 있어요.

a. 워크플로 검색하기

슬랙 상단의 검색창에 원하는 워크플로의 이름을 검색하여 실행할 수 있어요.

b. 채널에 워크플로 추가하기

워크플로를 실행하고 싶은 채널에서 상단의 + 버튼을 눌러서 워크플로를 추가할 수 있어요.

c. 채널에 워크플로 버튼 만들기

이렇게 추가한 워크플로는 채널에서 메시지 대신 버튼으로 실행할 수도 있어요.

추가하고자 하는 워크플로 더보기를 누르고 워크플로 추천을 선택해요.

추가된 워크플로는 채널 하단에 버튼으로 활성화 돼요. 이제 버튼만 누르면 자동으로 출퇴근이 기록되는 것이에요.

d. 명령어로 워크플로 실행하기

슬랙 명령어 / 는 대화창에서 바로 특정 기능을 실행할 수 있게 해주는 단축어예요.

채널 메시지 입력창에 /워크플로 이름과 같이 입력하면 워크플로를 실행할 수 있어요.

3. 슬랙 워크플로 활용하기

출퇴근 기록처럼 매일 반복되고 기록해야 하는 업무는 슬랙에서 워크플로로 자동화하면 편리해요.

실제로 허밍버즈에서도 슬랙 워크플로로 만든 출퇴근 봇을 활용하여 근태를 관리하고 있어요.

구글 스프레드시트에 멤버별로 출퇴근 기록 시트를 만들어두면, 근태관리가 훨씬 수월해져요. 출근, 퇴근 이외에도 일시정지, 근무 재개 등의 워크플로도 만들면, 더욱 체계적인 근태관리가 가능해요.

슬랙 워크플로의 한계점, 대안

워크플로는 위에 소개한 수준의 간단한 슬랙 봇을 워크플로에는 조금만 로직이 복잡해져도 워크플로로는 구현이 어렵다는 분명한 한계가 있어요.

워크플로 내에서는 실시간으로 이전 데이터를 참조하여 중복 처리를 막는 정교한 예외 처리가 어려워요. 예를 들어, 직원이 이미 퇴근 버튼을 누른 상태에서 다시 퇴근 버튼을 누르거나 또는 출근 기록 없이 퇴근 기록을 하는 경우 등의 비정상적인 상황이 발생해도 워크플로로는 예외 처리하기가 어려워요.

또한, 워크플로는 단순한 데이터 수집에는 유용하지만, 근무 시간을 계산하거나 연장 근무 등 예외를 기록하기는 어려워요. 점심 시간을 자동으로 근무 시간에서 제외하는 로직이나, 특정 기준 시간 이후의 근무 시간을 연장 근무로 자동 구분하여 계산하는 등의 복잡한 시간 연산은 워크플로 내에서 직접 처리하기 어렵습니다.

이외에도 워크플로에서는 ‘반복 로직’을 처리할 수 없어요. 구글 스프레드시트에서에서 행을 찾는 과정을 예로 들면, 조건에 맞는 행을 모두 찾아 와 하나씩 처리하는 과정을 반복해 모두 처리되도록 하는 것이 아니라, 항상 첫 번째로 일치하는 행만 찾아오는 구조이기 때문에 반복 로직 처리가 어렵습니다.

이런 경우를 처리하고 슬랙 기반의 업무 시스템을 구축해 활용하려면, 개발된 슬랙 앱을 활용해야 합니다.

아기고래는 슬랙 안에서 협업에 필요한 기능들을 한 번에 제공하는 올인원 Slack 앱이에요. 출퇴근 같은 근태 관리부터 휴가 신청, 결재, 피드백 등 조직 운영에 필요한 기능을 슬랙 안에서 바로 사용할 수 있어 워크플로로 커버하기 어려운 부분까지 보완해줍니다.

우리 회사의 시스템 운영을 모두 슬랙 위에서 처리하고 싶다면, 아기고래 서비스를 살펴보세요. 바로 아래 양식으로 문의 남겨 주시면 빠르게 연락드리겠습니다.